「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」という本を読みました。
内容は軽くて読みやすく、自分のメール、仕事を見つめ直すことができる一読の価値ある本です。
メールのポイントは、タイミング、スピード、ビジュアル、言葉遣い、だなと。
読み返すと、前職で、こういう仕事が出来ている人がいたな、と、改めてその人が仕事ができる人だったんだなと感心しました。
メールを送る前にシナリオを作る
このメールを送ったら、どんなメールが来るのか。を考えることです。
私はダラダラとチャットしがちな傾向があるのですが、互いにリアルタイムなやりとりを求めてしまい、チャットに貼り付いて疲弊してしまいます。
チャットのようにならないように、このメールを送ったら、相手は何を求めているか、それを見越して、必要な事項をまとめてからメールするのが望ましい、と。
一度で全てが伝わっていれば、何度もやりとりする手間が省けます。
メールで大事なのはビジュアル
文字がぎっちりしていると見づらいので、文章の内容のかたまりごとに空行を入れます。
ただし、毎行空行をいれると間延びしてしまいます。私は、ブログを書くくせなのか、全て空行を入れる方でした。
また、箇条書きを使うと、相手の理解度アップに繋がります。
期限を1秒でも遅れたら問い合わせる
まず、メールをする上で、お手隙にお願いします、などと書かないこと。
資料を火曜日の17時までにください、とすると、有無を言わさず命令になってしまう。
資料を火曜日の17時までにもらいたいのですが、可能でしょうか、と伝える。期限については営業日で考えること。
また少しでも超過したら電話すること。
人間関係を壊したくないから、こちらも遅れるからと催促しない人がいるが、正しい対応ではない。仕事の信頼関係は期限を守ることで築かれる。
この点は私は出来てませんでした。変に遠慮して催促していないために、結果、自分が損をしていたな、と。
返信がこないのは書き方が悪い
いかがでしょうか。などと聞いても相手も答えようがない。
- AとBがあるのですが、Aでよろしいでしょうか
- xxxについて、ご意見ください。
などと書く。
殺し文句をストックする
言葉で相手の心を動かすこと。そうした言葉をストックしておく。
- ○○さんだから、お願いしております。
- お力をお貸しください。
- 申し訳ありません。社の方針でして。
またネガティブフレーズをポジティブフレーズに変える。
決まりですのでよろしくお願いします。などと強制的な言葉を使わず、こちらの決まりで大変恐縮ですが、ご対応をお願いします。
期日までに対応できませんではなく、1日オーバーしても良いのであれば対応できます。
