秘書の仕事は、上司とお客さまの立場に立って考え行動することです。自分視点ではなく、相手視点で考えることが欠かせません。それは、何も秘書に限ったことではないでしょう。
と本書の冒頭で語られています。
よっぽどの立場でない限り、上司なりお客さまがおり、そうした人と接することになります。
多忙な上司でも相談しなければなりません。
では、いつその話を切り出せばいいのか、難しいものです。
秘書は特に対上司への徹底した仕事の一つですし、その考えはビジネスに活かせるはずです。
- 自分の仕事のスケジュールと上司のスケジュール、その両方を常に頭に入れ、それぞれが進行しているところ、両者が交わるところをコントロールしながら仕事をする。
- 自分と上司との時間軸の接点になりそうな時間帯には席を立たないようにする。
- 判断を仰ぐ場合は、話す順番、伝え方を考え、前もって判断材料を準備しておく。
- 相手の「時間」に配慮して、自分の仕事を組み立てる。
- 単純な仕事でも、前後にたくさんの細かなタスクがあることを知っておく。
- 相手の立場に立って考えるのは難しい。であれば文字通り、相手の立場に身を置いてみる。
- 自分のアクションではなく、目指す状態をゴールにする
- 気づく人は、自分の本当の仕事のゴールをわかっている
- 断るときは口調は柔らかく、態度ははっきりと対応する
- 挨拶はしているかではなく、相手に届いているか
- コミュニケーションの始まりは、「話を聞く」決断をしてもらうこと。相手が聞く準備が整わないうちに話し始めてはNG。
- 2分ほどお時間をいただけますか。
- 〜〜について報告したいのですが、お時間いただけるタイミングはありますでしょうか
- 優先度の高いことから話すのが前提
